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Privacy rispettata e tempi di gestione ottimizzati, grazie al portale per la distribuzione dei documenti dei dipendenti

Con il portale dedicato ai dipendenti realizzato da SB Italia, basato su tecnologia Docsweb, l’azienda ha risolto il problema della distribuzione di tutti i documenti riservati ai suoi dipendenti

Schindler, azienda leader nella mobilità urbana, si occupa della progettazione, installazione, manutenzione e modernizzazione di ascensori, scale e tappeti mobili per ogni tipologia di edificio, attraverso i quali trasporta ogni giorno oltre 1 miliardo di persone in tutto il mondo.

Da tempo l’azienda utilizza la piattaforma Docsweb per la gestione del workflow, delegando invece alla struttura del Service Documentale di SB Italia la postalizzazione delle fatture attive (via carta, pec, mail e la fatturazione alla PA) e la conservazione sostitutiva di fatture, libri contabili e documenti del personale.

In ambito Risorse Umane l’azienda aveva una problematica determinata dalla distribuzione territoriale dei suoi dipendenti, ai quali ogni mese dovevano essere recapitati i cedolini, stampati e imbustati a carico dell’area HR.

Oltre all’attività di smistamento mensile dei cedolini e annuale dei documenti di CU, periodicamente l’azienda ha la necessità di inviare ai propri dipendenti comunicazioni di carattere generale, la cui distribuzione prevedeva attività manuali da parte della funzione HR.

Per questo motivo, Schindler ha richiesto ad SB Italia una proposta di outsourcing e miglioramento del processo di gestione e controllo di questi documenti: la soluzione è stata la realizzazione di un portale dedicato, attraverso il quale l’area Risorse Umane pubblica per i dipendenti, sia di sede che sul territorio, tutti i documenti, che successivamente vengono conservati a norma da SB Italia.

Ogni dipendente, attraverso un accesso riservato, ha così la possibilità di visualizzare e scaricare il proprio cedolino mensile e tutta la documentazione che viene preparata dall’azienda.

Attraverso il portale dei dipendenti le difficoltà collegate alla distribuzione territoriale del personale sono state totalmente risolte, in quanto ogni risorsa riceve una mail di notifica che la informa della disponibilità dei documenti, visualizzabili semplicemente con un click, in qualunque momento e indipendentemente dalla sua localizzazione.

In questo modo vengono, inoltre, rispettate tutte le norme in materia di privacy, in quanto l’accesso al portale è profilato e sicuro grazie all’utilizzo delle migliori tecnologie presenti sul mercato a tutela della privacy di ogni dipendente.

“La gestione del processo in formato digitale ha contribuito a migliorare l’efficienza interna e, tramite il portale realizzato da SB Italia, ha dato la possibilità ai dipendenti  Schindler, di gestire i propri documenti e comunicazioni in modo più ordinato ed efficace”, dichiara Stefano Toncelli, IT Manager di Schindler Italia.

“I portali di interoperabilità occupano ormai un importante ruolo nella nostra offerta, il mercato ha perfettamente compreso quanto queste soluzioni possano supportare le aziende nell’affrontare problematiche derivanti dalla distribuzione geografica delle risorse, siano esse dipendenti, clienti o fornitori”, afferma Pablo Pellegrini, Responsabile Soluzioni di SB Italia.